Michael Hugos, co-fondatore di SCM Globe, vanta un background e un’esperienza estremamente interessanti nella gestione della catena di fornitura (supply chain management o SCM). Formatosi come architetto, si è dedicato all’IT molto presto nella sua carriera e nel 1999 è diventato il primo Chief Information Officer in assoluto di Network Services, un gigante della distribuzione nel settore alimentare, pulizia e sanificazione in America.
Hugh O’Brian
All’inizio sembra un’idea piuttosto bizzarra pensare che la gestione della catena di fornitura in qualunque settore o industria possa essere molto simile a un massively multiplayer online game (MMOG, un gioco online in grado di supportare centinaia o migliaia di giocatori contemporaneamente) come World of Warcraft. Tuttavia, parlando di questa analogia con Mike Hugos, le somiglianze diventano piuttosto evidenti.
OBIETTIVI, REGOLE, FEEDBACK ED ENTUSIASMO. “I giochi online si compongono di quattro elementi: 1. Obiettivi, 2. Regole, 3. Feedback, 4. Partecipazione entusiasta. Se applichiamo gli stessi quattro elementi, che io chiamo la meccanica di gioco, alle catene di fornitura, l’efficienza può aumentare enormemente. Particolare attenzione merita il feedback poiché garantisce visibilità in tempo reale e permette a ogni ‘giocatore’ della catena di fornitura di conoscere il punteggio. Se pensiamo a qualunque sport o gioco online, non succede mai che i protagonisti non conoscano il punteggio mentre in molte catene di fornitura questa visibilità o punteggio in tempo reale non è a disposizione di tutti.”
VISIBILITÀ E VISIONE A 360°. La visibilità è chiaramente un tema importante per Hugos. “In molte catene di fornitura,” dice, “i singoli vogliono fare un buon lavoro e cercano di ottimizzare aspetti come le giacenze o i trasporti. Ma non hanno la visione d’insieme perché non gli viene fornito il quadro completo. Di conseguenza, i loro tentativi di ottimizzare le cose nella visione ridotta porteranno inevitabilmente a un accumulo di giacenze da qualche parte o a una moltitudine di piccoli camion che corrono qua e là con scarsa efficienza o a qualche altra soluzione non ottimale. Oggi, con le forti oscillazioni dei costi, una catena di fornitura centralizzata deve essere riconfigurata ogni 30 giorni. E questo, molto semplicemente, non ha senso.
”Così Hugos ha individuato dei vantaggi nell’applicare la meccanica di gioco alla SCM, con particolare attenzione al coinvolgimento di più persone per ottenere feedback e visibilità in tempo reale. Ciò significa che:
• tutti possono vedere cosa succede nel momento in cui succede, conoscono il punteggio;
• tutti possono agire nel rispetto delle regole per raggiungere obiettivi comuni;
• e tutti sono interessati al risultato, in modo da tendere all’ottimizzazione.
Come rappresentato nella figura 3, Hugos pensa che le catene di fornitura di qualunque settore siano costituite da quattro elementi critici: prodotti, strutture, veicoli e tragitti. Le mutevoli combinazioni di questi quattro elementi possono modellare qualsiasi catena di fornitura. Tuttavia, le forti oscillazioni degli attuali prezzi dell’energia fanno sì che oggi i costi cambino in continuazione attraverso l’intera catena. Le catene di fornitura sono sistemi dinamici, il che rende molto difficile stabilire prezzi a lungo termine o previsioni accurate per qualsivoglia aspetto. Ecco perché è così importante che tutti i protagonisti di una catena di fornitura vedano cosa succede nel momento in cui succede. Ciò rende la catena di fornitura molto più reattiva.
Hugos spiega: “Invece di un gruppo ristretto di soggetti che pianificano centralmente per cercare di rispondere a condizioni in continuo cambiamento, funziona meglio quando tutti possono vedere il punteggio e agire da soli senza aspettare ordini. Immaginate la differenza tra una squadra in cui i giocatori devono ottenere il permesso dal loro allenatore prima di poter agire e una squadra in cui i giocatori hanno il potere di agire per conto proprio. Quale squadra vincerà più match?”
CONSEGNA OTTIMIZZATA DI TAZZE A UNA GRANDE CATENA DI CAFFETTERIE. “Ho lavorato a lungo con una delle principali catene di caffetterie del mondo, che aveva sempre problemi nel consegnare le tazze giuste, del formato e colore giusto, nel posto giusto, dai numerosi centri di distribuzione. Applicando il modello SCM Globe basato sulla meccanica di gioco, siamo riusciti ad assicurare visibilità in tempo reale affinché tutti potessero vedere cosa stesse succedendo, non solo i dirigenti, ma anche gli autisti e il personale di magazzino, ecc.”
“Si trattava di una catena di fornitura molto complessa, con tanti ‘giocatori’, funzionante come pendenti messi in fila. A un certo punto, al posto di un gruppo di 5-6 esperti che in sede cercavano di capire cosa stesse succedendo e cosa fare, tutti potevano vederlo e contribuire a migliorare le cose. Abbiamo creato un unico database attingendo alle semplici informazioni quotidiane inviate da tutti i protagonisti della catena, che ha garantito una visione completa di tale catena, dai produttori fino al cliente finale, compresi tutti i passaggi intermedi.”
LA GRANDE UTILITÀ DEI FOGLI DI CALCOLO.
Applicare questi principi in ogni catena di fornitura non è molto complicato, continua Hugos. Può essere semplice come alcuni programmi che caricano giornalmente i dati della catena di fornitura in un foglio di calcolo online. Esistono varie tabelle per le diverse regioni e i diversi fornitori e le macro nel foglio generano medie mobili. Le persone accedono a un sito web, inseriscono una password e possono vedere le informazioni che dicono loro cosa sta accadendo da un capo all’altro della catena di fornitura.
Quindi, se tutte le persone coinvolte si riuniscono ogni giorno per brevi chiamate in teleconferenza e tutte hanno a disposizione gli stessi dati, finisce che questi gruppi possono prendere decisioni migliori e anche più rapide di un qualsiasi esperto isolato che lavora in sede con ogni tipo di tecnologia. Hugos spiega che questo semplice sistema ha permesso a tutti di agire rapidamente poiché tutti erano interessati al risultato e non dovevano attendere ordini dall’alto. Purtroppo la gran parte delle catene di fornitura nel mondo continua a essere gestita da piccoli gruppi di esperti, i quali hanno davvero un compito impossibile di comando e controllo centralizzati su mercati come quelli odierni, volatili e imprevedibili.
IL CASO MICROSOFT XBOX. I metodi SCM Globe sono stati applicati con successo anche in Microsoft nel 2007. Avevano un problema chiamato “le tre luci rosse”, ossia l’Xbox tendeva a surriscaldarsi e funzionare male, ma era estremamente difficile individuare la causa dell’errore nella complessa catena di fornitura Xbox. Gli ingegneri della Microsoft volevano risolvere la questione e riprogettare la Xbox, ma non avevano idea di quali fossero i componenti problematici.
“Mi è stato chiesto di fare un salto a Seattle,” racconta Hugos, “e di parlare con il gruppo che progetta e assembla la Xbox. Ho iniziato con uno workshop di un giorno e mezzo, in cui tutti hanno descritto ciò che sapevano del problema e io li ho aiutati a mettere insieme possibili risposte. Poi li ho sfidati. Ho detto: “Di queste possibili risposte, cosa possiamo fare in 30 giorni che potrebbe rappresentare un miglioramento significativo e fornire valore e una base stabile su cui lavorare nei prossimi 30 giorni?”.
Un piccolo team della mia società ha lavorato con un piccolo team di ingegneri e sviluppatori software di Microsoft. E in 30 giorni abbiamo fornito i primi grandi miglioramenti.” In sostanza, quel primo grande miglioramento aveva dato visibilità in tempo reale nella catena di fornitura Xbox e nel servizio clienti Xbox.
Ancora una volta si è trattato di applicare la meccanica di gioco a partire da visibilità e trasparenza in tempo reale. Ha funzionato così bene che hanno voluto che Hugos applicasse il medesimo approccio nell’ambito di altri incarichi Microsoft.
TROVARE E FARE BENE COSE SEMPLICI.
“Alla fine tutto si riduce a IT e business agility. Significa utilizzare deliberatamente il tempo e le risorse limitati per raggiungere la cosa più importante che avrà il maggiore impatto in 30 giorni”, conclude Hugos. “Agility non vuol dire fare cose complesse in fretta, piuttosto si tratta di fare bene cose semplici. E trovare la cosa semplice che va bene è difficile, ma diventa più facile con la pratica.”
Per contattare Michael Hugos: mhugos@scmglobe.com