Michael Hugos, co-fundador de SCM Globe, posee una historia y experiencia muy interesante en la gestión de la cadena de suministro. Graduado en Arquitectura, él ingreso en el ramo de TI en el comienzo de su carrera y en 1999, llegó a ser el primer Director de Informaciones de Network Services, la mayor empresa del ramo de alimentación y distribuidora Jan-San de América.
Hugh O’Brian
En el comienzo, parecía una idea un poco extraño, debido al hecho que la gestión de cadena de suministro en cualquier empresa o industria podía ser muy semejante a un juego on-line con varios jugadores (MMOG) como el World of Warcraft.
Sin embargo, al discutir esa analogía con Michael Hugos, referente a su similitud, estas fueron aclaradas.
OBJETIVOS, REGLAS, FEEDBACK Y ENTUSIASMO. “Juegos on-lines están compuestos de cuatro cosas: 1. Objetivos, 2. Reglas, 3. Sistema de Feedback, y 4. Participación Entusiástica. Si usted aplica esos cuatro elementos de un juego a las cadenas de suministro, que yo le llamo de mecánica de juego, la eficiencia aumenta drásticamente. Un foco específico debe recaer sobre el feedback, porque proporciona la visibilidad en tiempo real y permite que cada ‘jugador’ en la cadena de suministro conozca su puntuación. Considerando, cualquier juego de deporte u on-line, todos los jugadores que participan conocen su puntuación, no hay ninguno de ellos que no sepa. No obstante, en las diversas cadenas de suministros, esta visibilidad o puntuación en tiempo real no es ofrecida.”
VISIBILIDAD Y EL CUADRO GENERAL. La visibilidad es claramente un tema importante para Hugos. “En varias cadenas de suministro”, comenta, “las personas quieren hacer un buen trabajo y están tratando de mejorar ciertas cosas, como los inventarios y las rutas de transporte. Pero, ellas no miran el cuadro general, porque no recibieron el insight necesario. Entonces, las formas de mejorar las cosas con esa visión parcial inevitablemente causará un acumulo de inventario en algún lugar, o hará varios camiones de pequeño porte transitar por ahí, que no es nada eficiente, o presentará cualquier otra solución nada especifico. Actualmente, con los costos oscilando descontroladamente, una cadena de suministro con foco central debe ser reconfigurada a cada 30 días. Realmente, eso no tiene sentido.”
Por lo tanto, Hugos percibió los beneficios de aplicar la mecánica del juego a la gestión de cadena de suministro, con foco especial en más personas involucradas en el feedback y en la visibilidad del tiempo real. Eso significa que:
• Todos pueden ver lo que está pasando de forma activa. Ellos saben la puntuación.
• Todos tienen la autoridad para actuar, dentro de las reglas, para lograr objetivos en común
• Y todos tienen algo a perder con el resultado, entonces, todos se importan con la optimización.
Conforme es representado en la Figura 1, Hugos considera que las cadenas de suministro en cualquier sector están compuestas de cuatro factores críticos: Productos, Instalaciones, Vehículos y Rutas. Combinaciones en evolución de esos cuatro factores pueden modelar cualquier cadena de suministro. Las grandes variaciones en los precios actuales de energía, sin embargo, significan que los costos en toda la cadena de suministro cambian todo el tiempo. Las cadenas de suministro son sistemas dinámicos, que dificulta demás en obtener precios a largo plazo o previsiones precisas para cualquier cosa. Por eso, es importante para todos los miembros de una cadena de suministro ver lo que está pasando de forma activa.
Eso forma una cadena de suministro mucho más receptiva. Hugos explica: “En lugar de un pequeño grupo de organizadores centrales que tratan de reaccionar a las condiciones que cambian constantemente, funciona mejor cuando todos logran ver la puntuación y pueden actuar de forma autónoma, sin estar esperando de órdenes. Imagine la diferencia entre un equipo en el cual los jugadores piden permiso al entrenador antes de actuar, y el otro es un equipo, donde los jugadores tienen la autoridad para actuar por sí solos. ¿Cuál sería el equipo que ganaría más juegos?
ENTREGA MEJORADA DE VASOS EN UNA CADENA GIGANTE DE CAFETERÍAS. “Yo trabajé intensamente en una de las principales cadenas mundiales de cafeterías, que tenía constantes problemas con la entrega de vasos apropiados, tanto en el formato, color y lugar para cada uno de estos, provenientes de diversos centros de distribución. Aplicando el modelo SCM Globe con la mecánica de juego, conseguimos proporcionar la visibilidad en tiempo real para que todos pudiesen ver lo que estaba pasando, no solo lo gerentes, sino también, los conductores, el personal de depósito, etc.” “Era una cadena de suministro muy compleja, con varios jugadores, y funciono como una mágica.
De repente, en lugar de un grupo de 5-6 especialistas en la sede de la empresa, que trataban de saber lo que estaba sucediendo y lo que deberían de hacer.
De esa forma, todos podían ver lo que pasaba y participaban en mejorar la situación. Creamos un único banco de datos a partir de sencillas informaciones diarias enviadas por todos los jugadores de la cadena de suministro. Eso proporcionó una visualización de punta a punta de toda la cadena de suministro, desde los fabricantes hasta los clientes finales, y así mismo de todas las etapas intermedias.”
HOJAS DE CÁLCULO PUEDEN SER MUY PODEROSAS. Aplicar esos principios en cualquier cadena de suministro no debe ser complicado, comenta Hugos. Puede ser tan sencillo cuanto a cualquier programa en el cual los datos de cadena de suministro son insertados diariamente, en una hoja de cálculo on-line. Existen viñetas diferentes para diferentes regiones y proveedores y los macros generan hojas de cálculo con líneas de tendencia promedios móviles. Las personas cuando ingresan en un sitio, insertan una contraseña para que puedan visualizar las informaciones actuales de lo que está pasando de una punta a otra de la cadena de suministro.
Entonces, si todos los que hacen parte, participasen diariamente de cortas conference calls, y todos tendrían la oportunidad de visualizar los mismos datos, esos grupos de personas pueden acabar tomando decisiones mejores, de forma más rápida que los especialistas aislados en la sede de la empresa con todos los tipos de tecnología de punta. Hugos declaro que éste sistema sencillo permitió a todos de actuar rápidamente, porque todos tienen algo a perder, y no tuvieron que aguardar órdenes superiores. Infelizmente, la mayoría de las cadenas de suministro del mundo continúan a ser administradas por pequeños grupos de especialistas, que ejercen un trabajo realmente imposible de comando y control centralizados, en los mercados volátiles e imprevisibles de hoy.
APLICADO EN UN PROBLEMA DEL XBOX DE MICROSOFT. Un éxito muy similar fue visto con los métodos de SCM Globe en Microsoft, en 2007. Ellos estaban teniendo un problema llamado “los tres faroles rojos”, que hacía el Xbox sobrecalentar y presentar defecto, pero la fuente del error era muy difícil de encontrar en la compleja cadena de suministro del Xbox. Los ingenieros de Microsoft querían solucionar el problema y elaborar un nuevo proyecto del Xbox, pero no tenían la idea, cual de los componentes estaban fallando.“Me pidieron de ir a Seattle”, dice Hugos, “Y hablar con el grupo que proyecta y monta el Xbox. Comencé con un taller durante un día y medio, allí todos me explicaron lo que sabían sobre el problema, y les ayude a organizar posibles soluciones.
Después de eso, yo les desafié. Dije “De esas posibles soluciones, que obtengamos en los 30 días siguientes, eso representará la mejora significativa y proporcionaría una base estable y valor en su propio derecho sobre el cual podemos sustentarnos en los próximos 30 días?” Un pequeño equipe de mi empresa trabajó con un pequeño equipo de ingenieros y desarrolladores de software de Microsoft. Y en 30 días, producimos las primeras grandes mejoras.”
Básicamente, esa primera grande mejora proporcionó visibilidad en tiempo real de la cadena de suministro del Xbox y de las quejas de los consumidores de Xbox. No obstante, fue otra vez la aplicación de la mecánica de juego, comenzando con la visibilidad y transparencia en tiempo real. Eso funcionó muy bien que solicitaron a Hugos a aplicar el abordaje en otros trabajos de Microsoft.
DESCUBRIENDO Y HACIENDO BIEN LAS COSAS SENCILLAS. “Todo eso se resume al TI y a la agilidad del negocio. Eso significa usar, deliberadamente, el tiempo y recursos limitados en realizar la cosa más importante que tendrá el mayor impacto en 30 días”, concluyo Hugos. “Agilidad, en mi opinión, no es hacer cosas complejas rápidamente; sino es hacer bien las cosas sencillas. Y descubrir la cosa sencilla apropiada es difícil, pero eso es más fácil con la práctica.”
*Para ponerse en contacto con Michael Hugos, ingrese en la dirección:: mhugos@scmglobe.com