Michael Hugos, co-fundador da SCM Globe, possui histórico e experiência incrivelmente interessantes na gestão de cadeia de suprimento. Arquiteto por formação, ele entrou no ramo do TI no início de sua carreira e, em 1999, tornou-se o primeiro Diretor de Informações da Network Services, a grande empresa do ramo de alimentação e distribuidora Jan-San da América.
Hugh O’Brian
A princípio, parece uma ideia um tanto estranha o fato de que a gestão de cadeia de suprimento em qualquer empresa ou indústria possa ser muito semelhante a um jogo on-line com múltiplos jogadores (MMOG) como o World of Warcraft. Entretanto, ao discutir esta analogia com Mike Hugos, as semelhanças tornam-se muito claras.
OBJETIVOS, REGRAS, FEEDBACK E ENTUSIASMO. “Jogos on-lines são compostos de quatro coisas: 1. Objetivos, 2. Regras, 3. um Sistema de Feedback, e 4. Participação Entusiástica. Se você aplicar os mesmos quatro elementos de um jogo, que eu chamo de mecânica de jogo, às cadeias de suprimento, a eficiência aumenta drasticamente. Um foco específico deve recair sobre o feedback, já que proporciona visibilidade em tempo real e permite que cada ‘jogador’ na cadeia de suprimento saiba a pontuação. Considerando qualquer jogo de esporte ou on-line, não há nenhum em que os jogadores não saibam a pontuação, mas, em várias cadeias de suprimento, esta visibilidade ou pontuação em tempo real não é disponibilizada.”
VISIBILIDADE E O QUADRO GERAL. A visibilidade é claramente um tema importante para Hugos. “Em várias cadeias de suprimento”, diz ele, “as pessoas querem fazer um bom trabalho e estão tentando aprimorar certas coisas, como os inventários e as rotas de transporte. Mas elas não enxergam o quadro geral, porque não receberam o insight necessário. Assim, suas tentativas de aprimorar as coisas com essa visão parcial inevitavelmente causará um acúmulo de inventário em algum lugar, ou fará vários caminhões de pequeno porte rodar por aí, o que não é nada eficiente, ou trará qualquer outra solução nada ideal. Atualmente, com os custos oscilando descontroladamente, uma cadeia de suprimento com foco central precisa ser reconfigurada a cada 30 dias. Isso simplesmente não faz sentido.”
Portanto, Hugos enxergou os benefícios de aplicar a mecânica de jogo à gestão de cadeia de suprimento, com foco especial em mais pessoas envolvidas no feedback e na visibilidade em tempo real. Isso significa que:
• Todos podem ver o que está acontecendo enquanto acontece. Eles sabem a pontuação
• Todos têm autoridade para agir, dentro das regras, para atingir objetivos em comum
• E todos têm algo a perder com o resultado, então todos se importam com a otimização.
Conforme representado na Figura 1, Hugos considera que as cadeias de suprimento em qualquer setor são compostas de quatro fatores críticos:
Produtos, Instalações, Veículos e Rotas. Combinações em evolução desses quatro fatores podem modelar qualquer cadeia de suprimento. As grandes variações nos preços atuais de energia, entretanto, significam que os custos em toda a cadeia de suprimento mudam o tempo todo. As cadeias de suprimento são sistemas dinâmicos, o que dificulta demais conseguir preços de longo prazo ou previsões precisas para qualquer coisa. Por isso é tão importante para todos os membros de uma cadeia de suprimento ver o que está acontecendo enquanto acontece. Isso forma uma cadeia de suprimento muito mais reativa.
Hugos explica: “Em vez de um pequeno grupo de planejadores centrais tentando reagir às condições que mudam constantemente, funciona melhor quando todos conseguem ver a pontuação e podem agir de forma autônoma, sem ficar aguardando ordens. Imagine a diferença entre um time no qual os jogadores precisam pedir permissão ao treinador antes de agir, e um time no qual os jogadores possuem autoridade para agir sozinhos. Que time ganhará mais jogos?
ENTREGA APRIMORADA DE COPOS EM UMA CADEIA GIGANTE DE CAFETERIAS. “Trabalhei intensamente com uma das principais cadeias mundiais de cafeterias, que tinha constantes problemas com a entrega dos copos certos, no formato e na cor certa, no lugar certo, provenientes de diversos centros de distribuição.
Aplicando o modelo SCM Globe com mecânica de jogo, conseguimos proporcionar visibilidade em tempo real para que todos vissem o que estava acontecendo, não só os gerentes, mas também os motoristas, o pessoal do depósito, etc.”
“Era uma cadeia de suprimento muito complexa, com vários jogadores, e funcionou feito mágica. De repente, em vez de um grupo de 5-6 especialistas na sede da empresa tentando entender o que estava acontecendo e o que fazer, todos conseguiam ver o que estava acontecendo e participar para melhorar a situação. Criamos um único banco de dados a partir de simples informações diárias enviadas por todos os jogadores da cadeia de suprimento. Isso proporcionou uma visualização de ponta a ponta de toda a cadeia de suprimento, desde os fabricantes até os clientes finais, e todas as etapas intermediárias.”
PLANILHAS PODEM TER MUITO PODER. “Aplicar esses princípios em qualquer cadeia de suprimento não precisa ser complicado”, acrescenta Hugos. Pode ser tão simples quanto qualquer programa no qual dados de cadeia de suprimento são inseridos diariamente, em uma planilha on-line. Existem abas diferentes para diferentes regiões e fornecedores, e macros geram linhas de tendências médias móveis na planilha. As pessoas acessam um site, inserem uma senha e podem visualizar informações atuais sobre o que está acontecendo de uma ponta à outra da cadeia de suprimento.Então, se todos os envolvidos participarem de curtas conference calls diárias, e todos estiverem visualizando os mesmos dados, esses grupos de pessoas podem acabar tomando decisões melhores, de forma mais rápida do que especialistas isolados na sede da empresa com todos os tipos de tecnologia de ponta. Hugos declarou que este sistema simples permitiu que todos agissem rapidamente, já que todos têm algo a perder, e não tiveram que aguardar ordens superiores. Infelizmente, a maioria das cadeias de suprimento do mundo continuam a ser administradas por pequenos grupos de especialistas, que exercem um trabalho realmente impossível de comando e controle centralizados, nos mercados voláteis e imprevisíveis da atualidade.
APLICADO EM UM PROBLEMA DO XBOX DA MICROSOFT. Sucesso semelhante foi visto com os métodos da SCM Globe na Microsoft em 2007. Eles estavam tendo um problema chamado “os três faróis vermelhos”, que fazia o Xbox superaquecer e apresentar defeito, mas a fonte do erro era extremamente difícil de encontrar na complexa cadeia de suprimento do Xbox. Os engenheiros da Microsoft queriam solucionar o problema e elaborar um novo projeto do Xbox, mas não faziam ideia de quais componentes estavam falhando.
“Pediram que eu fosse a Seattle”, diz Hugos, “e falasse com o grupo que projeta e monta o Xbox. Comecei com uma oficina de um dia e meio, na qual todos eles explicaram o que sabiam sobre o problema, e eu os ajudei a organizar possíveis respostas. Depois, eu os desafiei. Eu disse, “Dessas possíveis respostas, o que podemos fazer em 30 dias que representaria uma melhora significativa e proporcionaria uma base estável e valor em seu próprio direito sobre o qual podemos nos basear nos próximos 30 dias?” Uma pequena equipe da minha empresa trabalhou com uma pequena equipe de engenheiros e desenvolvedores de software da Microsoft. E, em 30 dias, produzimos as primeiras grandes melhorias.” Basicamente, essa primeira grande melhoria proporcionou visibilidade em tempo real da cadeia de suprimento do Xbox e das queixas dos consumidores do Xbox.
Mais uma vez, foi só aplicar a mecânica de jogo, começando com visibilidade e transparência em tempo real. Isso funcionou tão bem que pediram a Hugos para aplicar a abordagem em outros trabalhos da Microsoft.
DESCOBRINDO E FAZENDO BEM AS COISAS SIMPLES.“Tudo isso se resume à TI e à agilidade do negócio. Isso significa utilizar, propositalmente, tempo e recursos limitados para realizar a coisa mais importante que terá o maior impacto em 30 dias”, conclui Hugos. “Agilidade, na minha opinião, não é fazer coisas complexas rapidamente; é fazer bem as coisas simples. E descobrir a coisa simples certa é difícil, mas fica mais fácil com a prática.”
*Para entrar em contato com Michael Hugos: mhugos@scmglobe.com